U „Sl. glasniku RS“, br. 102/2018 objavljen je Pravilnik o centralnoj evidenciji programa stručnog usavršavanja u javnoj upravi i izdavanju uverenja o učešću u programu koji se primenjuje od 29. decembra 2018. god.
Ovim pravilnikom se propisuje oblik, način upisa podataka i vođenja centralne evidencije programa stručnog usavršavanja u javnoj upravi (u daljem tekstu: CE), način upisa podataka u evidenciju programa stručnog usavršavanja u državnim organima i jedinicama lokalne samouprave uslovima izdavanja i obliku uverenja o programu i načinu vođenja evidencije o izdatim uverenjima.
Podsećamo, Zakonom o Nacionalnoj akademiji za javnu upravu („Sl. glasnik RS“, br. 94/2017) osnovana je Nacionalna akademija, uređuje se pitanja od značaja za njen rad kao i obavljanje stručnog usavršavanja u javnoj upravi.
Javna uprava, u smislu ovog zakona, obuhvata državne organe i samostalne i nezavisne organizacije i tela čiji sastav bira Narodna skupština (nadzorna i regulatorna tela), organe, organizacije i službe autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave, javne agencije i organizacije na koje se primenjuju propisi o javnim agencijama, a čiji je osnivač Republika Srbija ili autonomna pokrajina ili jedinica lokalne samouprave i preduzeća, ustanove, organizacije i pojedince kojima su poverena javna ovlašćenja.
Pod stručnim usavršavanjem, u smislu ovog zakona, podrazumeva se organizovani proces učenja zaposlenih u javnoj upravi na osnovu opštih i posebnih programa i programa obuke rukovodilaca, a radi sticanja znanja, vrednosti, stavova, sposobnosti i veština usmerenih na podizanje nivoa kompetencija neophodnih za obavljanje poslova iz utvrđenog delokruga i nadležnosti, odnosno poslova javne uprave.
U skladu sa Zakonom Nacionalna akademija vodi Centralnu evidenciju programa stručnog usavršavanja u javnoj upravi.
U skladu sa čl. 10. stav 2 Zakona evidencija pored podataka o programu, sadrži i podatke o: organima iz člana 2. stav 1. ovog zakona, odnosno korisnicima; učesnicima; sprovodiocu kome je povereno izvođenje obuke; predavačima, mentorima i koučima; ocenama uspešnosti sprovedenih programa i materijalima koji su pripremljeni za potrebe ili su proizvod programa stručnog usavršavanja.
U skladu sa čl. 10. stav 3 Zakona organi iz člana 2. stav 1. ovog zakona dužni su da Nacionalnoj akademiji dostavljaju podatke i materijale koji čine sadržinu evidencije iz stava 1. ovog člana.
Stavom 4 istog člana propisana je nadležnost Nacionalne akademije za propisivanje oblika, načina upisa i vođenja evidencije.
U skladu sa Pravilnikom o centralnoj evidenciji programa steučnog usavršavanja u javnoj upravi i izdavanju uverenja o učešću u programu upis programa, odnosno upis podataka u CE vrši se po službenoj dužnosti.
Podatke o programu radi upisa u CE, kao i materijal, na sopstvenu inicijativu ili po zahtevu Nacionalne akademije za javnu upravu (u daljem tekstu: Nacionalna akademija), dostavljaju državni organi i samostalne i nezavisne organizacije i tela čiji sastav bira Narodna skupština (nadzorna i regulatorna tela), organi, organizacije i službe autonomne pokrajine i jedinice lokalne samouprave, javne agencije i organizacije na koje se primenjuju propisi o javnim agencijama, a čiji je osnivač Republika Srbija ili autonomna pokrajina ili jedinica lokalne samouprave i preduzeća, ustanove, organizacije i pojedinci kojima su poverena javna ovlašćenja, za programe koje programiraju, odnosno sprovode (u daljem tekstu: organi, odnosno tela javne uprave).
Pored organa, odnosno tela javne uprave, podatke o programima radi upisa u CE, kao i materijal, dostavljaju i drugi javno priznati organizatori aktivnosti obrazovanja odraslih, odnosno drugi sprovodioci programa koji su u akreditovani kod Nacionalne akademije ili se smatraju akreditovanim u skladu sa zakonom.
U okviru CE se integrišu se posebne evidencije sa podacima koji se vode o ostvarivanju i praćenju programa stručnog usavršavanja zaposlenih u državnim organima i jedinicama lokalne samouprave.
Ovlašćena lica Nacionalne akademije samostalno prikupljaju ili zahtevaju podatke od organa, odnosno tela javne uprave, kao i lica iz čl. 2 stava 3. radi upisa, odnosno promene u CE na osnovu tih podataka.
Centralna evidencija vodi se u elektronskom obliku, kao jedinstvena, centralna baza podataka o programima stručnog usavršavanja u javnoj upravi.
Centralna evidencija vodi se u okviru dokumentaciono informacione baze Nacionalne akademije, u kojoj se vrši sistemsko prikupljanje i obrada podataka u vezi sa unapređenjem rada i stručnih kapaciteta javne uprave i podataka koji su od značaja za razvoj, pripremu, sprovođenje, verifikaciju i vrednovanje programa stručnog usavršavanja.
Lica ovlašćena za upis u CE su rukovodilac CE i ovlašćeni službenici.
Rukovodilac ima sva ovlašćenja u odnosu na pristup podacima iz CE i upis promena u evidenciji, stara se o pravilnoj primeni ovog pravilnika, koordinira rad drugih lica i daje stručna uputstva za rad zaduženih za vođenje evidencije i odgovara za pouzdanost, integritet i celovitost CE.
Ovlašćeni službenik sprovodi upis programa, odnosno promene u CE koja se odnosi na program.
Pored rukovodioca i ovlašćenih službenika, druga lica iz reda zaposlenih u Nacionalnoj akademiji, mogu da imaju pojedina ovlašćenja, ali bez ovlašćenja upisa podataka u CE.
Nivo ovlašćenja u pogledu pristupa, pregleda i upisa podataka u CE, odnosno unosa i dostave dokumenata iz zbirke dokumenata, određuju se aktom o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji, odnosno posebnim aktom direktora Nacionalne akademije, u skladu sa ovim pravilnikom.
Aktom direktora Nacionalne akademije određuje se nivo ovlašćenja za pristup podacima iz CE na osnovu akta kojim je to lice određeno od strane rukovodioca korisnika kao nadležno za ostvarivanje saradnje sa Nacionalnom akademijom, ali bez ovlašćenja upisa podataka u CE.
Svaki upis, odnosno promena podataka u CE se posebno evidentira u informacionom sistemu u kojem se vodi evidencija, i to sa identifikacionim podacima lica koje je izvršilo tu promenu, kao i datumom i vremenom upisa promene.
Kada je u pitanju verodostojnost podataka i isprava upis podataka u CE sprovodi se na osnovu prikupljenih i dostavljenih podataka, kao i programske dokumentacije kojom se dokazuju podaci koji su predmet upisa.
Podaci koji su predmet upisa u CE dostavljaju se elektronskim putem, na osnovu uspostavljene šeme elektronske identifikacije, odnosno u skladu sa propisima o dostavljanju elektronskih dokumenata između organa javne vlasti.
Da podaci koji se upisuju i vode u CE odgovaraju podacima iz dokaza na osnovu kojih se vrši upis, odgovornost snosi ovlašćena lica koja vrše upis u CE.
Za tačnost podataka iz dokaza o programu i druge dokumentacije na osnovu koje se vrši upis u CE, odgovornost snosi organ, odnosno telo javne uprave koje je donelo program, odnosno sprovodilac programa koji dostavlja te dokaze.
Za verodostojnost uverenja (potvrda i sertifikata) odgovornost snosi sprovodilac programa koji izdaje uverenje ili sertifikat.
Program upisom u CE dobija identifikacioni broj programa (u daljem tekstu: IBP).
Identifikacioni broj programa sadrži:
1) oznaku vrste programa (tri cifre);
2) oznaku kalendarske godine u kojoj program treba da se sprovodi (dve cifre);
3) oznaku broja upisa (šest cifara);
4) oznaku programske oblasti (dve cifre);
5) oznaku teme ili tematske celine (dve cifre);
6) oznaku sprovodioca programa (odgovarajući redni broj upisa iz evidencije koja se vodi u skladu sa propisima o akreditaciji sprovodilaca programa).
U CE se vodi spisak materijala koji je pripremljen za potrebe pojedinog programa, odnosno koji je rezultat realizovanja tog programa.
Materijal se čuva u zbirci dokumenata koja je posebna baza podataka povezana sa CE.
Sav materijal se dostavlja isključivo u elektronskom obliku, u PDF/A formatu. Ako je materijal dostavljen u drugom elektronskom obliku, konvertuje se u PDF/A format pre unosa dokumenta u zbirku dokumenata.
Izuzetno, materijal u audio i video formatu (npr. instruktivni video materijali, snimci sa trening događaja i sl.), čuvaju se u izvornom digitalnom obliku, ako postoje tehničke mogućnosti za njihovo čuvanje u tom obliku. U suprotnom, format dokumenta se prilagođava tehničkim mogućnostima informacionog sistema Nacionalne akademije u kojem se čuvaju ovi dokumenti, u konsultaciji između ovlašćenih lica i organa, odnosno tela javne uprave koje je programiralo program donosioca, nosioca programiranja, odnosno sprovodioca programa.
Centralna evidencija se povezuje sa podacima koji se vode u Nacionalnoj akademiji, odnosno evidencijama koje se vode kod drugih nadležnih organa i službi, radi ostvarivanja uvida, pribavljanja, obrade, odnosno razmene podataka relevantnih za praćenje efekata usavršavanja.
Ako je prilikom upisa podataka u CE načinjena greška u pisanju, računanju ili druga očigledna greška, rukovodilac CE će sprovesti odmah po saznanju.
Ispravka greške posebno se evidentira u informacionom sistemu u kojem se vodi evidencija, i to sa identifikacionim podacima lica koje je izvršilo tu promenu, kao i datumom i vremenom sprovođenja ispravke.
Podaci, kao i dokumenti koji se vode u CE, uključujući programsku dokumentaciju i izveštaje o realizovanju programa, mogu se dostaviti zainteresovanom licu, po njegovom zahtevu, elektronskim putem, u skladu sa pravilima opšteg upravnog postupa o pravu na razgledanje spisa i obaveštavanju i saglasno propisima kojima se uređuje zaštita podataka o ličnosti i slobodan pristup informacijama od javnog značaja.
Lica ovlašćena za upis podataka su dužna da pruže odgovarajuću tehničku podršku licima koja su ovlašćena u skladu sa zakonom da vrše uvid u CE.
Za sve programe stručnog usavršavanja koji su akreditovani kod Nacionalne akademije, izdaje se uverenje (sertifikat, potvrda) učesniku programa, u elektronskom obliku.
Sprovodilac programa izdaje potvrdu o učešću u programu učesniku čije je učešće evidentirano tokom celog programa, odnosno u skladu sa uslovima koji su određeni unapred programom, a na osnovu evidencione liste.
Sprovodilac programa izdaje sertifikat o ostvarenom uspehu u programu učesniku na osnovu izveštaja o proveri uspeha, odnosno proceni stečenih znanja ili veština, ako je provera unapred sadržana u programu.
Nacionalna akademija vodi evidenciju svih uverenja, koja se vodi kao posebna baza podataka, na osnovu podataka o učešću, odnosno proveri uspeha iz spiska učesnika realizovanog programa, koji dostavlja sprovodilac.
Prilikom upisa ovih podataka u bazu podataka, kreira se poseban identifikacioni broj učešća za svakog pojedinačnog učesnika, prema redosledu upisa tog podatka u CE (IBPU).
Nacionalna akademija dostavlja sprovodiocu programa identifikacione brojeve učešća, radi sastavljanja i izdanja uverenja.
Uverenje sadrži sledeće podatke:
1) ime i prezime učesnika;
2) naziv organizacije i sedište u kojoj je zaposlen u vreme realizovanja programa;
3) sprovedenom programu (vrsta, naziv programa i teme, period u kojem je sproveden, identifikacioni broj programa iz CE);
4) sprovodiocu programa (naziv i identifikacioni broj sprovodioca);
5) identifikacioni broj učešća (IBPU).
Sertifikat o ostvarenom uspehu, pored ovih podataka sadrži i podatke o ostvarenom uspehu na proveri znanja, odnosno veština.
Uverenje sadrži elektronski pečat, odnosno elektronski potpis sprovodioca programa, u skladu sa propisima o elektronskom poslovanju.
U prilogu ovog Pravilnika o centralnoj evidenciji programa stručnog usavršavanja u javnoj upravi i izdavanju uverenja o učešću u programu su obrasci potvrde o učešću u programu i sertifikata o ostvarenom uspehu, koji čine njegov sastavni deo.
Izvor: Izvod iz propisa preuzet iz programa „Propis Soft“, Redakcija Profi Sistem Com
